1. Hvem vilkårene gjelder mellom

Vilkårene gjelder mellom OSIA AS, org.nr. 938 691 061, Stensberggata 29, 0170 Oslo («OSIA», «vi») og den bedriften som er registrert som kunde («kunden»). Den som tar i bruk portalen på vegne av en bedrift, bekrefter samtidig å ha fullmakt til det.

2. Hvordan sidene henger sammen med avtalen

Kundens avtale viser til tre sider på osia.no:

• disse vilkårene, som gjelder for alle kunder,
• databehandleravtalen, som gjelder når OSIA behandler personopplysninger på vegne av kunden,
• personvernerklæringen, som beskriver hvordan OSIA selv behandler personopplysninger.

Pris, betaling, varighet, oppsigelse og ansvar står i avtalen. Sier avtalen og disse vilkårene noe ulikt, går avtalen foran. Om personvern går databehandleravtalen foran både avtalen og disse vilkårene.

3. Hva tjenesten er

OSIA er en samlet plattform for bedriftens digitale grunnmur: domene, e-post på eget domene, nettside, filer, kalender, henvendelser og tilgangsstyring, pluss Bedriftshjernen, som samler bedriftens egen kunnskap og gjør den søkbar og brukbar for de ansatte.

Hvilke deler kunden har tilgang til følger av avtalen, og kan justeres av OSIA per bedrift. Vi utvikler plattformen løpende. Funksjoner kan endres eller erstattes, men vi fjerner ikke en vesentlig del av det kunden betaler for uten å si fra først.

4. Kontoer og tilgang

Kontoer i OSIA opprettes av oss. Det finnes ingen selvregistrering. Kunden bestemmer selv hvem i bedriften som skal ha tilgang, og hvilke rettigheter hver av dem har. Kunden er ansvarlig for at listen holdes oppdatert, og for å fjerne tilganger når noen slutter.

Innlogging skjer med e-post og passord, med passkey (ansikt, fingeravtrykk eller PIN), eller, der det er satt opp, med Google- eller Apple-konto. Kunden er ansvarlig for aktivitet som skjer på egne brukere, og skal si fra til oss uten unødig opphold ved mistanke om at en konto er misbrukt.

5. AI-svar er beslutningsstøtte

AI-funksjonene i OSIA gir forslag og beslutningsstøtte. Svarene kan være feil eller ufullstendige, og kunden kontrollerer dem før de brukes. Systemet gir ikke investerings-, juridisk eller regnskapsfaglig rådgivning. Beslutningene tar kunden.

6. Akseptabel bruk

Kunden bruker løsningen i tråd med AI-leverandørenes regler for akseptabel bruk. OSIA gir kunden reglene på forespørsel. Løsningen skal ikke brukes til noe ulovlig. Kunden skal heller ikke

• laste opp eller spre innhold som er ulovlig, eller som krenker andres rettigheter,
• bruke e-posttjenesten til uønsket masseutsending, eller til å utgi seg for å være noen annen,
• forsøke å omgå tilgangskontroll, hente ut data som tilhører andre kunder, eller belaste plattformen på en måte som går ut over andre,
• gi tilgang til portalen videre til noen utenfor bedriften uten at det er avtalt.

Kunden svarer for innholdet som legges inn i plattformen, og for at bedriften har rett til å behandle det.

7. KI-regelverk

Når hjemmesiden eller andre kanaler bruker AI mot publikum, merkes det tydelig. Kunden og OSIA samarbeider om å følge nye regler for kunstig intelligens når de trer i kraft i Norge. Løsningen brukes ikke til formål som regnes som høyrisiko etter regelverket for kunstig intelligens, uten en egen avtale.

8. AI-leverandørene

AI-tjenestene OSIA bruker, trener ikke modellene sine på kundens data. Hvilke leverandører det gjelder, står i lista over underdatabehandlere i databehandleravtalen.

Endrer eller avvikler en AI-leverandør tjenesten, kan OSIA bytte til en annen modell eller leverandør med minst like god kvalitet og like gode personvernvilkår, etter reglene i databehandleravtalen.

9. Domener

Domener OSIA bestiller eller flytter på oppdrag fra kunden, registreres i kundens navn. Kunden er abonnent og eier av domenet, også når vi drifter det. For .no-domener kreves en egenerklæring til Norid, som kunden bekrefter i portalen før bestillingen sendes.

Vi holder domenet i hevd så lenge avtalen løper og fakturaene er betalt. Kunden kan flytte domenet til en annen leverandør; vi utleverer det som trengs for en overføring uten unødig opphold. Domener som tilhører OSIA selv kan ikke bestilles eller driftes på en kundekonto.

10. E-post

E-post på eget domene driftes av OSIA, med sikkerhetsoppsettet som hører til (SPF, DKIM og DMARC). Vi setter opp og vedlikeholder dette for at posten fra bedriften skal komme fram og ikke kunne etterlignes.

Postkasser kan bare opprettes på domener bedriften faktisk rår over hos oss. Innholdet i postkassene er kundens, og vi leser det ikke ut over det som er nødvendig for drift, feilsøking og sikkerhet, eller når kunden ber oss om det.

11. Data og personvern

Kunden eier sine data. Bedriftens data lagres innenfor EU/EØS, i regionen eu-north-1 (Stockholm). Hver bedrift har sitt eget adskilte område, og tilgangen håndheves både i databasen og i lagringslaget. Hvordan de enkelte funksjonene behandler data, inkludert Bedriftshjernen og synkroniserte mapper, står i personvernerklæringen.

Der OSIA behandler personopplysninger på kundens vegne, gjør vi det som databehandler etter databehandleravtalen. Ansattes private område i portalen er ikke tilgjengelig for arbeidsgiver, og leses ikke av Bedriftshjernen. Når avtalen slutter, får kunden en eksport av sine data i vanlige filformater innen 30 dager.

12. Informasjonssikkerhet

Data krypteres under overføring og ved lagring, hver kunde har egne tilgangsregler, tilgang og endringer logges, og det tas daglige sikkerhetskopier. Hele lista står under «Sikkerhetstiltak» i databehandleravtalen.

13. Drift og vedlikehold

Vi arbeider for at plattformen er stabil og tilgjengelig, og varsler planlagt vedlikehold på forhånd. Er det avtalt et bestemt servicenivå eller en oppetidsgaranti, står det i avtalen.

Deler av plattformen bygger på underleverandører, blant annet til AI-modeller, database, hosting, domener og e-post. De står i databehandleravtalen. Vi velger dem med omhu, men vi kontrollerer dem ikke, og avbrudd hos dem kan påvirke tjenesten.

14. Lovvalg

Vilkårene følger norsk rett. Hvordan uenighet løses, står i avtalen.

Versjoner og endringer

Datoen øverst viser hvilken versjon dette er. Kunder med avtale får varsel på e-post minst 30 dager før en endring trer i kraft. Endringer som bare er til fordel for kunden, eller som loven krever, kan gjelde straks. Til en endring er varslet og har trådt i kraft, gjelder versjonen som gjaldt da avtalen ble signert.

Tidligere versjoner får du ved å skrive til post@osia.no.

Kontakt

Spørsmål om vilkårene, avtalen eller tjenesten: post@osia.no.